Veileder og sjekkliste for å arrangere terrengløp

Skrevet av Bjørnar Eidsmo

Hva må du tenke på for at et terrengløp skal bli vellykket? Her finner du råd om lokasjon, regler, sikkerhet, inspirasjon fra andre løpsledere og mye mer.

Norefjell Trail er et nytt løp i 2025. Her er løpsleder Sylvia Nordskar i front under testløping og fotografering for løpet. Foto: Norefjell Trail

Å arrangere et løp sammen med andre vil kunne være både gøy, utfordrende og meningsfylt for deg selv og andre frivillige. Innsatsen du legger i dette vil bli satt pris på av mange. Det kan bidra til treningsmotivasjon og gode opplevelser for barn, unge og voksne, samt bolyst i et lokalsamfunn og at et sted settes på kartet.

Planlegging, riktig bemanning, en fin rute, markedsføring, hensyn til sårbar natur og en god løsning for å finne frem i løypa er avgjørende for et vellykket terrengløp.

Som arrangør har du ansvar for at løpet blir en positiv opplevelse for både deltakere, frivillige og andre berørte. Tilpass sjekklisten etter dine behov og størrelsen på arrangementet.

  • Lokasjon for start, mål og eventuelle matstasjoner må være gjennomtenkt. Unngå å samle mange mennesker i sårbar natur. Ta hensyn til dyreliv med tanke på støy.

    https://www.sidespor.no

    Tenk på dette

    • Hvor er det stier som egner seg til et løp? Gjør deg kjent med området du vurderer ved å teste stiene der.

    • Hvor mange deltakere tåler området du ønsker å arrangere løp i?

    • Hvor mange deltakere er passe med tanke på kapasitet hos dere som arrangør, og opplevelsen for løperne?

    • Hvor er det egnet å samle mange mennesker?

    • Hvor er det kapasitet for parkering?

    • Hvor er det enkelt å komme frem med kollektivtransport?

    • Hvordan er overnattingsmulighetene for tilreisende? 

    • Hvordan er mulighetene for toalett?

    • Hvordan er mulighetene for deltakere å varme seg i forkant, eller etter løpet? 

    • Ønsker du å tilby dusj, eller kan folk bade i nærheten?

    • I hvilken grad er start, målområdet og ruta egnet ved sterk vind, kraftig nedbør og lave eller høye temperaturer?


    Du finner mer om tilrettelegging av av lokasjon/ arena videre i artikkelen.

  • Om du legger løypa til fin natur, på løpbare stier og med attraksjoner underveis er du på god vei. Husk hensyn til sårbar natur.

    Tenk på dette

    • Du kan velge klassiske distanser som 5 km, 10 km, 21 km, 42 km, 50 km, 50 miles, 100 km og 100 miles.

    • Du kan også frigjøre deg helt fra faste distanser og heller lage en optimal rute uavhengig av dette.

    • En del løpere ønsker å bikke runde tall når det gjelder distanse.

    • Ønsker du å tilby en distanse for barn?

    • Hvordan kan variasjon i terreng, underlag, omgivelser og stigning skape spenning underveis?

    • Skal du ha et løp som er en runde, eller som går fra fra A-B?

    • Hvordan skal deltakerne finne løypa?

    • Noen må teste ruta du planlegger. Ved bruk av GPX-fil må den være basert på at noen har løpt ruta korrekt.

    • Er det naturlige drikkekilder underveis?

    • Er det behov for matstasjoner underveis, og hvor er det enkelt å ordne transport til disse?

  • Arranger testløp i rutene du ønsker å bruke i et løp. Inviter 20 løpere, eller det antallet du har som er gira rundt deg. Slik vil du kunne få masse verdifulle erfaringer og tilbakemeldinger.

  • Tenk på dette

    • Snøsmelting - når er snøen borte?

    • Når trenger dyr og fugler ro i området løpet foregår i?

    • Hvordan er lokale værforhold på ulike tider av året?

    • Når pågår andre lokale arrangementer som tiltrekker de samme menneskene du ønsker å nå?

    • Ønsker du å ta hensyn til andre etablerte terrengløp med tanke på når de arrangeres? Sjekk terminlista for terrengløp på sidespor.no og terminlista på kondis.no

    • Kontakt grunneiere for tillatelse hvis mange samles på privat grunn.

    • Avklar med kommunen om det kreves arrangementstillatelse.

    • Organisert ferdsel krever tillatelse fra forvaltningsmyndigheten dersom ferdselen kan skade verneverdier eller verneformål.

    • Søk eventuelle nødvendige dispensasjoner for bruk av natur- og friluftsområder.

    • Ved større arrangement der løpet krysser veier er politiet rette instans for riks- og fylkesveier. For lokale veier er det kommunens tekniske etat.

    • Varsle kollektivselskap om arrangement hindrer fremkommelighet for dem, eller hvis arrangementet skaper økt behov for kollektivtransport.

    • Varsle berørte naboer ved større arrangement

    • Vurder å innkalle til informasjonsmøte med viltinteresser

    • Vurder brev til viltnemnd: Avhengig av løpet størrelse og årstid bør dette brevet sendes 2-6 måneder før løpsdatoen.


    Du trenger tillatelse fra grunneier

    • hvis du skal sette opp en sperring, samle folk, ha start eller innkomst

    • der hvor sammenstimling av folk kan medføre nevneverdig skade eller ulempe

    Hvordan finne ut hvem som er grunneier?

    Det er flere måter å finne grunneierkontakt på.

    • Finne eiendomsgrenser og gårds- og bruksnummer i kommunens kartportal på nett

    • Finne eiere (hjemmelshavere) i Grunnboka på nett (innlogging med offentlig ID)

    • Finne styreledere på Proff.no

    • For barnehager og liknende er det opplysninger på kommunens nettsider

    Kartverkets Se eiendom har en løsning der du kan søke opp adresser, eller gå inn på Norgeskart. 

    Oppskrift for å finne grunneier gjennom Norgeskart.no: 

    • Søk opp eller zoom inn på stedet du ønsker å få informasjon om. 

    • Velg "Se eiendomsinformasjon"

    • Velg "Vis mer informasjon"

    • Velg "Vis grunnboken" - logg deg på og du vil finne informasjon om grunneier

    Les mer
    Må jeg spørre grunneier om tillatelse? (miljodirektoratet.no)

    • Vernet natur: Sjekk om området du ønsker å ha løpet i inneholder vernet natur (nasjonalpark, naturreservat) og hvilke regler som gjelder.
      Norges verneområder

    • Unngå å legge traseen i hekke- og yngletider for sårbare arter.

    • Områder med villrein er spesielt sårbart. Kontakt forvaltningsmyndighet dersom dette er et tema.

    • Respekter ferdselsforbud og vernebestemmelser.

    • Bruk eksisterende stier og veier der det er mulig for å minimere slitasje.

    • Sporløs ferdsel: Minn deltakere om viktigheten av dette. Å ha en egen lomme med glidelås til søppel når du løper reduserer sjansen for å miste det. Ha avfallshåndtering på alle stasjoner i start/ målområdet. Sørg for at området ryddes etter løpet.

    • Sjekk med grunneiere om det er beitedyr langs løypa som krever hensyn (lukking av grinder)


    Mer om hekke- og yngletid
    Våren og sommeren er hekke- eller yngletid for mange arter. I denne perioden er de særlig sårbare for forstyrrelser og vi må vise ekstra hensyn.

    For noen arter er ro i denne perioden så viktig at det er innført et ferdselsforbud i deres leveområder. Det betyr at det i denne perioden ikke er lov å ferdes i dette området. Verneforskriften angir om det er et ferdselsforbud i området eller ikke.

    • Gjennomfør en risikovurdering av traseen.

    • Ha en førstehjelpsplan med tilgjengelig førstehjelpsutstyr og kvalifisert personell.

    • Sikre god kommunikasjon i tilfelle ulykker.

    • Sørg for at alle deltakerne vet hvordan de skal finne løypa. Den kan være merket av arrangør, merket fra før eller du kan kreve at deltakere følger GPX-spor.

    • Vurder livetracking for alle deltakere.

    • Tenk gjennom hva som kan oppstå hvis kulde, varme, kraftig vind, tåke, mye nedbør og tordenvær.

    • Kontakt Røde Kors lokalt og hør om de kan bidra i arrangementet.

    Verktøy: Veileder for medisinsk beredskap ved idrettsarrangement (pdf)

  • For å sikre en trygg gjennomføring av terreng- og fjelløp, er det viktig å være forberedt på ulike utfordringer. Under følger en oversikt over potensielle problemer løpere kan møte, samt forebyggende tiltak for å redusere risiko.

    1. Nedkjøling (hypotermi)

    ❗ Problemet: Mange undervurderer hvor kalde de blir ved vind, værskifter, om de må stoppe underveis og om natten.
    ✅ Forebygging:

    • Påbud om ekstra ulltøy, isolerende mellomlag, hansker/votter, lue og hals.

    • Informasjon om viktigheten av riktig bekledning.

    • Krav til vind-og vanntett jakke.

    2. Overoppheting og dehydrering

    ❗ Problemet: Høye temperaturer kan føre til dehydrering, varmeutmattelse og i verste fall heteslag.
    ✅ Forebygging:

    • Påminnelse om væskeinntak og viktigheten av elektrolytter.

    • Tilrettelegging for drikkestasjoner eller informasjon om naturlige vannkilder.

    • Krav til drikkesystem (drikkeblære eller flasker) for lengre løp.

    3. Muskelskader og utmattelse

    ❗ Problemet: Muskelkramper eller utmattelse kan gjøre at løpere må gå eller stoppe.
    ✅ Forebygging:

    • Informasjon om viktigheten av tilstrekkelig treningsgrunnlag.

    • Råd om energiinntak (mat/salter/elektrolytter).

    • Anbefaling om å bruke staver i krevende terreng.

    • Krav om ekstra klær til bruk ved behov for hvile.

    4. Skader (fall, brudd, sår, hjernerystelse)

    ❗ Problemet: Fall kan føre til alt fra mindre sår til alvorlige brudd eller hodeskader.
    ✅ Forebygging:

    • Krav om personlig førstehjelpsutstyr (for eksempel sportstape, sårplaster, kompresjonsbandasje).

    • Informasjon om hvor førstehjelp er tilgjengelig i løypa.

    • Påminnelse om å hjelpe medløpere i nød.

    5. Eksponerte partier, tordenvær og høydeskrekk

    ❗ Problemet: Smale fjellrygger og utsatte partier kan være skumle for noen, og risikoen øker i dårlig vær og tordenvær.
    ✅ Forebygging:

    • Vurder behov for bemanning i utsatte områder.

    • Informasjon på forhånd om krevende partier, slik at løpere kan forberede seg.

    • Mulighet for alternative ruter dersom forholdene blir for farlige, slik som ved tordenvær.

    6. Manglende mobildekning og kommunikasjon

    ❗ Problemet: I områder uten dekning kan det være vanskelig å tilkalle hjelp.
    ✅ Forebygging:

    • Informasjon til løpere om hvor det er dårlig dekning.

    • Vurdere GPS-trackere med nødsignal for lengre løp.

    • Personell med radiosamband i utsatte områder.

    7. Navigasjon og dårlig sikt

    ❗ Problemet: Ukjent terreng, tåke eller mørke kan gjøre det vanskelig å følge løypa.
    ✅ Forebygging:

    • Informasjon om hvordan løpere kan forberede seg med kart/GPS.

    • Påbud om GPX-fil på klokka.

    • Anbefaling om å ha en kartapp med offline-kart.

    • Påminnelse om å ha nok batteri/strømbank for GPS-klokke og mobil.

    • Vurdere om hodelykt og ekstra batteri til lykt skal være obligatorisk utstyr.

    8. Dårlig drikkevann

    ❗ Problemet: Mange beitedyr eller døde ville dyr i drikkevannskilder
    ✅ Forebygging:

    • Sjekke med grunneiere hvor det er beitedyr

    • Informere deltakere om eventuelle utfordringer med drikkevann langs løypa

    • Tipse om muligheter for rensing av vann

    9. Nødinformasjon og kontakt med arrangør

    ✅ Forebygging:

    • Alle løpere må lagre kontaktinfo til løpsledelse og nødnummer.

    • Påminnelse om å laste ned Hjelp 113-appen.

    • Klare rutiner for hvordan løpere melder fra hvis de bryter løpet.

    • Lett tilgjengelig informasjon om
      - hvor start og mål er
      - starttidspunkt
      - obligatorisk utstyr
      - henting av startnr

      Se forslag: Obligatorisk og nyttig utstyr for ultraløp, fjelløp og langtur

    • Tilby vann- og matstasjoner ved behov, særlig på lengre distanser.

    • Sørg for toalettfasiliteter ved start og mål.

    • Ha et tydelig system for påmelding og registrering.

    • Vurder muligheter for dusj eller bading i målområdet.

    • Lag en nettside med all informasjon deltakere trenger.

    • Opplys om overnattingsmuligheter. Vurder om du kan tilrettelegge for teltcamp, gjerne i kombinasjon med serveringsted eller hotell. Det vil kunne skape ekstra gode opplevelser og mer samhold.

    • Felles løpsmøte for deltakerne bygger fellesskap og kan bidra til økt sikkerhet om det løses godt


      Nettsiden for løpet er avgjørende
      Den som lager nettsiden må ha forståelse for hva slags informasjonsbehov deltakere har. Det må være enkelt å finne denne informasjonen. Eksempler er dato, klokkeslett, komplett informasjon om sted, priser, ruter, distanser, stigning, regler, obligatorisk utstyr, drikke- og matstasjoner, overnattingstilbud, transporttilbud, påmelding og bilder/ video som får frem hva du kan oppleve.

      NB. Sørg for at nettsiden er synlig i søk på Google når du søker på tittelen på løpet.

      Nettsider til inspirasjon:
      Norefjell Trail
      Nøsen hundreds
      Lillomarka Rundt (artikkel)

  • Avklar og kommuniser regler for dette:

    • Obligatorisk utstyr

    • Førstehjelp og nødsituasjoner

    • Sporløs ferdsel

    • Assistanse under løpet fra andre. Det er vanlig å ha en regel om at support kun er lov ved betjente stasjoner, da det er mer rettferdig.

    • Bruk av “pacer”/ hare/ supportløper

    • Cut-off tid på stasjoner og i mål

    • Bruk av staver

    • Markedsfør mulighet for å være frivillig tydelig på nettside og i annen kommunikasjon. Beskriv hva dere trenger hjelp til.

    • Sett deg inn hvilke oppgaver som må løses i forkant, ved gjennomføring og i etterkant av løpet.

    • Lag en plan for behovet for frivillige og deres oppgaver.

    • Sørg for opplæring av frivillige og ansvarlige på viktige poster. Det viktigste er at de smiler, heier og er på når løperne kommer.

    • Ha nok frivillige til å hjelpe løpere underveis.

    • Ta vare på de frivillige, så stiller de gjerne neste gang også, og får flere med seg. Hva med å arrangere en felles middag for dem i etterkant av løpet?


    For å få flere frivillige kan du også forsøke å legge ut oppdrag på frivillig.no.

    Utfyllende informasjon om organisering av de viktigste funksjonene i løp finner du videre i denne artikkelen.

  • Drikke- og matstasjoner
    Legg ut tydelig informasjon på nettsiden om hva deltakerne kan forvente, og om dere tilrettelegger for ulike behov (slik som vegetar/ vegan).

    Å tilby matstasjoner i et løp gjør det enklere for deltakere å sikre at de får i seg nok næring. Det er også en mulighet for å få tilgang til eget utstyr i dropbag underveis. Tilgang til toaletter ved stasjoner er et pluss.

    Videre bidrar stasjoner til økt sikkerhet der du får mulighet til å snakke med deltakere underveis om deres helsetilstand og du kan registrere mellompasseringer.

    Oppfordre gjerne frivillige til å spørre om løperne får i seg nok næring, drikke og salter, og oppfordre til at de gjør det. Noen kan løpe til de svimer av, fordi de ikke tar hensyn til dette. Det kan lede til farlige situasjoner.

    I værutsatte og lange løp er det fint med mulighet til å varme seg på stasjoner. Det kan være å tilby pledd, bål/ bålpanne, lavvo eller å kunne gå innendørs.

    Husk tilgang på førstehjelpsutstyr på alle stasjoner, og at frivillige er forberedt på å hjelpe deltakere ved behov. Her kan lokale lag i blant annet Røde Kors kunne bidra.

    Legg til rette for transport ut fra et en matstasjon dersom noen må bryte.

    Eksempler på hva som er attraktivt for løpere å få:

    • Rask påfyll av vann

    • Kaffe, saft, energidrikke og cola

    • Halve bananer og sitrusfrukt som appelsin

    • Sjokolade

    • Påsmurte halve brødskiver

    • Saltholdig næring og drikke som buljong og mineralvann (Farris)

    • Varm suppe med mye næring, gjerne grønnsakssuppe med kjøtt eller fiskesuppe. Husk vegetarvariant.

    • Sett opp et budsjett for arrangementet.

    • Undersøk mulige tilskuddsordninger fra kommune, idrettsforbund eller andre instanser.

    • Vurder sponsorer og samarbeidspartnere for finansiering.

    • Undersøk muligheten for sponsing av mat og drikke fra en lokal butikk.

    • Sett riktig deltakeravgift for å dekke kostnader.


    Tilskuddsordninger

    Tilskuddsportalen

    Det finnes mange lokale sparebankstiftelser der du kan søke om tilskudd til aktivitet.

    Sparebankstiftelser på Wikipedia

    Sparebankstiftelsen DNB
    Du kan søke om midler for å fremme aktivitet blant barn og unge. Søknader på opp til 50.000 kr vurderes løpende.

    Søknadsfristene for større tiltak på Østlandet for barn og unge er 1. april, 1. september og 1. desember hvert år.

    Hvem kan søke: Lokale tiltak i fylkene Østfold, Akershus, Oslo, Oppland, Buskerud, Vestfold og Telemark, samt i Ringsaker kommune.

    Sparebankstiftelsen.no

    • Velg en tidtakingsmetode som passer arrangementet (manuell, chip, app, etc.).

    • Test tidtakerutstyret på forhånd for å unngå feil.

    • Ha en backup-plan for registrering av tider ved tekniske problemer.


    I løp med få deltakere kan du basere tidtaking på at løpere selv tar tiden, og ved manuell registrering i mål. Dette kan fort bli krevende dersom mange kommer i mål samtidig.


    Leie av utstyr

    Tidtakerutstyr og livetracking kan ha store kostnader.

    Noen systemer er basert på mobildekning og andre på satelittdekning.

    Sjekk gjerne med andre arrangører om hva slags erfaringer de har med ulike systemer.

    Leverandører
    EQ Timing er distributør av tidtakingsutstyr fra leverandører som ChronoTrack, Emit og MicroGate.

    Racetracker

  • Hvilken historie kan du etablere om løpet som gjør løpet attraktivt for et større mangfold og som folk forteller videre?

    Dersom du kun velger å fremme at løpet er “ekstremt og tøffest” vil det begrense hvem som finner det attraktivt. Om du får frem at løpet gir alle flotte opplevelser uansett tempo når du mye bredere.

    • Lag en markedsføringsstrategi: nettside, sosiale medier, plakater og lokale medier.

    • Få tatt gode bilder fra løypa som får frem hva slags omgivelser du kan løpe i.

    • Bruk idrettsforbund og lokale løpeklubber for promotering.

    • Ha tydelig informasjon tilgjengelig om tid, sted, påmelding og løypetrasé.

    • Send ut informasjon til deltakere i forkant av arrangementet.

    • Få løpet med i terminlistene på sidespor.no og kondis.no

    • Sørg for at nettsiden er synlig i søk på Google når du søker på tittelen på løpet.

    Nettside:
    Dersom løpet har livetracking: Legg ut lenke til dette og lenke til live-resultater på forsiden dagen før løpet. Dette er ofte vanskelig å finne for alle som ønsker å følge med.

  • Du må ha kontroll på antall deltakere som kommer. Det vil hjelpe deg mye i planleggingen om det blir utsolgt i god tid før løpet.

    Beregne maks antall løpere på alle distanser, og synliggjør gjerne i påmeldingen.

    Etabler et system for påmelding som fungerer for ditt arrangement.

    Et lite arrangement kan kanskje bruke verktøy som Google Forms, men du vil fort kunne trenger noe bedre.

    Tenk på at det skal være enkelt for deg som arrangør å følge opp de påmeldte i forkant av løpet, når de kommer til løpet for å registrere seg og i etterkant.

    Tenk gjennom logistikken for registrering når løpet skal arrangeres, og tiden som trengs til dette.
    Hvor sent skal det være mulig å melde seg på?
    Når er fristen for å registrere at du starter og henter startnummer?

    En del løp har registreringsfrist dagen før løpsstart. Noen håndterer dette samme dag, men det kan fort skape køer og forsinkelser. Gi deltakere en tydelig frist. Unngå at starten på løpet må utsettes da dette ikke er planlagt godt nok.

    Dersom du arrangerer et løp som er veldig populært, kan du trenge et system som hindrer at nettsiden og påmeldingen går ned. EQ timing har et køsystem for dette. En erfaring fra en løpsleder er at en slik påmelingskøen kun bør være i gang på dagtid (noen opplevde å få tilgang til å kjøpe billett midt på natten når de sov, og oppdaget det for sent da fristen gikk ut etter tre timer).

    Utdeling av startnr kan også gjøres gjennom en samarbeidspartner som en sportsbutikk.

    • Bestill nødvendig merkeutstyr i god tid (merkebånd, skilt.).

    • Ta miljøhensyn ved å bruke nedbrytbare merkebånd

    • Ha et tydelig merket start- og målområde.

    • Å merke en løype, og rydde bort merker etterpå, kan være en stor jobb som krever god planlegging og nok merker.

    • For å redusere fotavtrykk er en mulighet å merke bare kryss.

    • Kryss må merkes ekstra godt. Ha merker inn i riktig sti/ vei etter kryss.

    • Dersom du merker løypa forventer løpere at det er enkelt å finne frem. Det vil ofte være bedre for løpere å se merker som står på bakken i metallpinner, enn de som henger høyere oppe.

    • Det må være mulig å finne fram også når det er tåkete og du er sliten.

    • Merker med sterke farger som rosa, gul og oransje er lettere å se.

    • Skal løpet foregå i mørket må merkingene ha refleks.

    • Der løypa går på merkede stier kan du utelatte annen merking i tillegg, så lenge løpere blir gjort oppmerksom på dette.

    • Ha en plan for rydding av merker kort tid etter gjennomføring.

    Om GPX-filer
    Ved bruk av dette må du ha en helt korrekt GPX-fil basert på en gjennomgang av løypa. Unngå feil i filen grunnet gjennomgang på snødekte områder, som senere er smeltet.

    I lange ultraløp er det en ekstra service for deltakerne og også ha tilgang til GPX-filer pr etappe.

  • Miljøhensyn

    • Be deltakere om å ta med egen kopp, og eventuelt egen suppetallerken til matservering.

    • Unngå engangsemballasje der du kan.

    • Bruk store pakninger til f.eks. drikkepulver

    • Unngå energibars pakket inn til en og en løper.

    • Legg til rette for at løpere kan levere sikkerhetsnåler tilbake i mål.

    • Etterspør miljøvennlige startnummer (må fortsatt tåle litt).

    • Løypemerking kun i kryss

    • Bruk nedbrytbare merke bånd.

    • Hvis t-skjorte som belønning: la det være et tilvalg ved påmelding.

    • Hvis medaljer:
      La det være et tilvalg ved påmelding.
      Ta miljøhensyn i materialvalg.
      Bruk hampebånd i stedet for nylonbånd.

    • Premier: Tenk på hvordan du kan ta bærekraftige valg. Oppfordre sponsorer om å tilrettelegge for at vinnere har fleksibilitet til å få noe de trenger (f.eks. gavekort).

    Transport

    • Oppfordre og tilrettelegg for kollektivtransport.

    • Oppfordre til samkjøring.

    Belønning til deltakere
    Her er det ulike forventninger og ønsker. Av hensyn til bærekraft og økonomi er det fint å la t-skjorte og medalje være et tilvalg ved påmelding.

    Mange løpere ønsker heller et bilde av seg selv i løpet, enn premier.

    • Sikre tilgang til parkeringsplasser eller kollektivtransport for deltakere.

    • Sett opp informasjonsstand for deltakere og eventuelt publikum.

    Se mer under “Organisering av viktige funksjoner” videre i artikkelen.

    • Samle tilbakemeldinger fra deltakere og frivillige for forbedringer til neste år.

    • Dokumenter erfaringer og eventuelle utfordringer for framtidige arrangement.

    • Takk frivillige, sponsorer og samarbeidspartnere offentlig.

Utfyllende informasjon om organisering av de viktigste funksjonene i et løp fortsetter lenger ned.


Erfaringer fra løpsledere

Tåsentiern, Oslo - Torstein Greni

“Vi ville rette oppmerksomhet om alt det gode ved og med marka. Den er gratis og tilgjengelig for alle. En hyllest til nettverket av stier – om du vil! Det er dessuten en fin måte å bli kjent på andre stier – og med nye folk.

Det er en del stiløp fra før, men flere er lange. Vi tenkte å senke terskelen og lage en snillere trasé, så orker du å støvsuge stua og dra på gjenbruksstasjonen når du kommer hjem fra marka. Vi ønsket å skape en vennlig og uforpliktende ramme – på grensen til koselig.”
— Torstein Greni, løpsleder Tåsentiern

Tåsentiern er et jovialt og populært terrengløp i Oslo som krever lite å delta på, og som skaper masse glede i nabolaget for både barn og voksne. Foto: Johannes Rummelhoff

Nøsen Hundreds, Valdres - Pål Magnus

“Hovedtanken bak Nøsen Hundreds er å skape et ultraløp som gir en god opplevelse fra start til slutt – helt fra påmeldingen til du er hjemme igjen etter (forhåpentligvis) en fantastisk gjennomføring.

Dette betyr mye oppmerksomhet på oppdatert og lett tilgjengelig informasjon på nettsider og i sosiale medier – presentert i et stilrent og inspirerende format. For å hjelpe deltakere med forberedelsene har vi også laget et gratis, periodisert treningsprogram over 24 uker frem mot løpet. Slik kan også de som er nye i ultraløping trene seg opp og få en best mulig opplevelse.

Selve løpshelgen er nøye planlagt for å bli noe helt spesielt. Deltakerne bor på et unikt hotell, får servert lokal mat, og møtes med en skikkelig fest i målområdet. Norges beste klubb-DJ-er setter stemningen, fordi vi mener at det å komme i mål etter kanskje sitt livs tøffeste utfordring må feires og hylles skikkelig. Dette er noe vi ofte savner i andre løp.

Etter løpet legger vi raskt ut høykvalitets bilder og video, som er gratis og lett tilgjengelig for deltakerne, slik at de kan mimre og glede seg til neste gang.

Alt i alt: Du melder deg ikke bare på et løp – du melder deg på en prosess som strekker seg fra 1. november (når påmeldingen åpner) til uke 24, den faste Nøsen100s-helgen.”
— Pål Magnus, løpsleder Nøsen Hundreds

Nøsen Hundreds i Valdres er kjent for sin gode tilretting for deltakerne. Her er det teltcamp rett ved start/ mål, mulighet for å få mat inne og musikk, speaker, mat og drikke i målområdet. Bildet er fra etter at løpere har kommet i mål i 2023. Foto: Tonje Lien Wold

Norefjell Trail - Sylvia Nordskar

“Norefjell har vært mitt treningsområde i flere år – et fantastisk fjellområde med varierte stier og storslått natur, bare en kort reise fra Oslo.

Etter å ha deltatt i løp både nasjonalt og internasjonalt, har jeg fått oppleve hvor mye denne idretten gir – fellesskapet, naturopplevelsene og gleden ved å sette seg store mål.

Nå ønsker jeg å gi flere muligheten til å oppleve det samme, på et sted som passer perfekt for både nybegynnere som vil teste terrengløping for aller første gang og eliteløpere som vil måle seg mot andre sterke utøvere.”
— Sylvia Nordskar, løpsleder Norefjell Trail

Norefjell Trail har over 400 påmeldte fire måneder før løpet. Foto: Norefjell Trail

Xreid - Jan Sigurd Sørensen

“Vi hadde et stort behov for logistikk oppfølging, og vi utviklet et race HQ/kontroll senter oppsett som egentlig kjørte løpet. Da fikk løpsleder en friere rolle - og ved behov så kalte HQ bare inn når større avgjørelser skulle tas. Det var en modell som vi følte gjorde ting bedre. ”
— Jan-Sigurd Sørensen, løpsleder Xreid

Xreid var 10 eventyrlige ultraløp på 120-140 km som ble arrangert i et nytt område hvert år. Her fra Xreid Voss-Bergen 2019 nedenfor Kiellandbu. Foto: Bjørnar Eidsmo

Lofoten Sky Race - Paul Klausen

“En suksessfaktor er å forbedre seg og finne på noe nytt hvert år. Ta det beste ut fra andre løp. Jeg opplever at løpsledere deltar på hverandres arrangement og tar kontakt for å dele erfaringer.

Tilpass løpet for en stor bredde. Ha en romslig cut-off. Gjør det mulig å fullføre selv om du går. Får du en stor bredde med mange deltakere så kommer også de beste løperne.

For de som ikke helt har dagen tilrettelegger vi for at du enkelt skal kunne komme deg tilbake med buss eller annen transport noen steder. Vi har også gjort det slik at du kan starte på den lengste distansen, og få godkjent fullføring av den kortere distansen.

Unngå at de raskeste løperne tar igjen de som går og løper mye roligere i utsatt terreng. For å tilrettelegge dette bedre har vi i 2025 puljestart for 200 løpere om gangen, der det er 10 minutter mellom hver gruppe. Vi har også en runde fra start på tre km på vei for å spre løperne før de skal opp i fjellet på sti.

Vær et vertskap og ta vare på også de som kommer alene. Arranger shakeoutrun, afterrun, pastaparty og lignende som gjør det enklere for å løpere å bli kjent med hverandre.

Det var veldig vått i 2024. I 2025 endrer vi rutene for å spare naturen. Vi ser på å i større grad å ha ruta på rygger der slitasjen på underlaget er mindre.

Få med samarbeidspartnere som hotell, spisested og sportsbutikk. Kontakt grunneiere tidlig, de fleste syns det er gøy.

Vi har god erfaring med å selge 100 “charity” startnr til en dyrere pris. All inntekt fra dette går til frivillige lag . Det er utrolig hvor mye glede slike forholdvis små summer kan gi de frivillige i lokalsamfunnet. ”
— Paul Klausen, løpsleder Lofoten Skyrace

Lofoten Skyrace 2024. Foto: Nok Sandholm

Innspill fra løpere om hva arrangører av terrengløp bør tenke på

“Løpet må ha en strekke fra startstreken med nok bredde og lengde til at du naturlig finner din gruppe før stien setter inn. Da unngås irritasjon, trengsel og uvettige forbiløpinger.”
— Jørgen Korum
“Jeg synes ofte det kan være vanskelig å finne helt grunnleggende informasjon på nettsiden til løp. Slik som starttidspunkt og sted for start, hvor mange matstasjoner det er og hva du kan forvente å finne der. Dette burde være superlett å finne. Du burde slippe å måtte laste ned en PDF for å finne ut av det.”
— Molly Strimbeck Bazilchuk
“Enten ha helt riktig GPX-fil eller droppe det hvis merking.”
— Åsmund Skatvedt
“Mange toaletter med mye dopapir ved startstreken.”
— Jonas Hesthaug
“Ærlighet i beskrivelsen av løpet er kanskje det aller viktigste. En god arrangør viser moderasjon i mengden «sti som ikke er en sti». På lange løp er det viktig med fremkommelighet. Vi trenger både raske, lettløpte løp og ekspedisjoner hvor målet er å komme seg fra A til B – men da må det være tydelig hva deltakerne går til. Xreid var et godt eksempel på dette – vi visste at det var en storstilt dugnad for DNT, for å tråkke opp en sti.”
— Gro Siljan Hjukse

Veilederen fortsetter under bildet.

Fra starten av Lofoten Ultra Trail 100 miles i 2019. Kraftig regn og vind, og mye snø i fjellet skapte utfordringer for løpere og arrangører underveis dette året. Fjelletapper ble flyttet til bilveier da merkingen snødde bort. Mange deltakere brøt underveis og trengte transport til målområdet. Foto: Sportagraf

Organisering av de viktigste funksjonene i et løp

Denne informasjonen om organisering er hentet fra “Arrangørveileder 2022” (pdf) fra Norsk Orientering. Teksten er tilpasset terrengløp ved hjelp av AI, men kan kreve ytterligere tilpasning for terrengløp og lange løp. Vurder hva som passer for ditt arrangement. Hør også med andre løpsledere med erfaring.

Løpsleder

Løpsleder er ansvarlig for planlegging, gjennomføring og rapportering av løpet. På små løp kan løpsleder ha flere roller, mens større løp krever mer administrativ ledelse. Viktige oppgaver inkluderer:

  • Planlegging:

    • Bestemme dato, arena og løype

    • Avklare tillatelser med grunneiere og myndigheter

    • Budsjettering og økonomistyring

    • Rekruttere og organisere funksjonærer

  • Før løpet:

    • Markedsføring og informasjon til deltakere

    • Sikre avtaler for førstehjelp, parkering og sanitet

    • Planlegge arena og start/målområde

    • Sørge for at tidtakersystem og nødvendig utstyr er på plass

  • På løpsdagen:

    • Koordinere funksjonærer/ frivillige

    • Løse eventuelle problemer som oppstår

    • Håndtere presse og gjester (ved større løp)

  • Etter løpet:

    • Publisere resultater

    • Rydde og tilbakeføre området

    • Økonomisk oppgjør og rapportering

Valg av lokasjon

En godt valgt lokasjon for et terrengløp bør ha:

  • Gode parkeringsmuligheter, og mulighet for kollektivtransport

  • En tydelig og sikker start- og målområde

  • Nok plass til deltakere og støttefunksjoner (drikkestasjoner, toaletter)

  • En løype som er utfordrende, men sikker

Merking og parkering

For å sikre at deltakerne enkelt finner frem:

  • Skilt bør settes opp 50–100 meter før et kryss, i krysset og etter krysset for bekreftelse

  • Parkeringsplass bør organiseres effektivt, med vakter ved større løp

  • Eventuelle naboer og kollektivtrafikk bør informeres ved større arrangement

Budsjett og finansiering

Hovedinntekter:

  • Påmeldingsavgift

  • Parkering

  • Salg (mat, drikke, utstyr)

  • Sponsorer

Hovedutgifter:

  • Leie av arena og utstyr

  • Løype- og tidtakingstjenester

  • Premier og markedsføring

  • Førstehjelpstjenester

Artikkelen fortsetter under bildet.

Løpere på vei opp en seig stigning under Kårvatn Skyrace på Nordmøre. Foto: Lediard foto AS.

Mål og sekretariat

Målområdet og sekretariatet er avgjørende for et vellykket terrengløp. Med god planlegging og bruk av tidtakersystemer kan resultatregistreringen skje effektivt.

Planlegging av målområdet

  • Tydelig innløp for siste del av løypa til mål

  • God oversikt for funksjonærer, tidtaker og eventuelt speaker

  • Bredt nok innløp til at løpere kan passere hverandre

  • Tydelig avsperring etter mål

  • Beskyttelse for elektronisk utstyr (innendørs, telt eller vogn ved dårlig vær)

  • Strømforsyning må sikres, enten via strømnett eller aggregat

Sekretariatets oppgaver

Før løpet

  • Åpne påmelding og registrere deltakere

  • Planlegge plassering av mål og sekretariat

  • Skaffe nok funksjonærer og sikre opplæring i tidtakingssystem

  • Sjekke tilgang til strøm og utstyr

  • Planlegge plassering av drikkestasjon og eventuelle premier

Rett før løpet

  • Kontrollere tidtakingsutstyr

  • Laste inn startlister i tidtakingsprogram

  • Sikre nok forbruksmateriell (papir, blekk, ekstra tidtakerbrikker)

  • Klargjøre sekretariatet og merke mållinje

  • Synkronisere start- og målklokker

På løpsdagen

  • Sikre at alle løpere registreres korrekt i mål

  • Håndtere etteranmeldinger og endringer

  • Behandle eventuelle feilregistreringer

  • Publisere resultater løpende

  • Koordinere kommunikasjon med speaker og presse (ved større løp)

Etter løpet

  • Rigge ned og rydde arena

  • Publisere endelige resultatlister

  • Levere tilbake lånt utstyr

  • Evaluere arrangementet

Tidtaking

Det finnes ulike løsninger for tidtaking:

  • Manuell tidtaking med stoppeklokke og notering (kun for de minste løpene)

  • Elektronisk tidtaking der løpere registreres automatisk ved passering av mål

  • Chip-baserte systemer som lagrer løperens tid digitalt

Uansett system må det sikres at:

  • Klokker er synkroniserte

  • Backup-løsninger er på plass

  • Data overføres uten avbrudd

Mulige feil og løsninger

  • Strømbrudd: Bruk aggregat eller batteridrevet backup

  • Teknisk feil på tidtakersystem: Ha en manuell backup-løsning

  • Feilregistrering av løpere: La sekretariatet dobbeltsjekke tvilstilfeller

Artikkelen fortsetter under bildet.

Å engasjere frivillige som forstår løpernes behov vil løfte arrangementet. Her fra Lillomarka Rundt i Oslo.

Arena og plassjef

Planlegging av arenaen (start- og målområdet) for et terrengløp innebærer flere praktiske vurderinger for å sikre en god opplevelse for deltakere og publikum.

Krav til en god arena

  • Nærhet til løypen og start/målområde

  • Tilgang til tilstrekkelig parkering

  • Fast underlag for parkering

  • Nok plass til deltakere, funksjonærer og publikum

  • Elektrisk strøm til sekretariat og salg

  • Toalettfasiliteter

  • Om mulig, tak over salgsområdet

Egnete arenaer kan være skoler, idrettsanlegg, klubbhus eller åpne plasser med tilstrekkelig infrastruktur. Mindre løp kan organiseres enkelt, mens større løp krever mer oppbygging.

Plassjefens oppgaver

  • Planlegge arenaen i samarbeid med løpsleder og tidtaking

  • Sørge for nødvendig utstyr og strømforsyning

  • Bygge opp arenaen før løpet

  • Tilrettelegge for sekretariat, salgsbod, toaletter og sanitet

  • Sørge for tydelig merking og skilting av området

  • Rigge ned arenaen etter løpet og transportere utstyr tilbake

Praktiske hensyn ved oppsett av arena

  • Sekretariat og målområde bør ha lett tilgang til strøm og være beskyttet mot vær

  • Salgsområdet bør være strategisk plassert med enkel tilgang for deltakerne

  • Publikum bør ha god sikt til målområdet, men ikke blokkere løpere i innløpet

  • Toaletter må være tilgjengelige og ha nok papir og antibac

  • Søppelhåndtering må planlegges for å holde arenaen ryddig

Tidsskjema for plassjefen

Før løpet:

  • Planlegge arenaen i samarbeid med løpsleder og sekretariat

  • Sjekke strømtilgang og toalettløsninger

  • Sikre transportkapasitet for utstyr

Rett før løpet:

  • Transportere utstyr og sette opp arenaen

  • Merke viktige områder og informasjonsplakater

Under løpet:

  • Håndtere eventuelle problemer, skifte søppelsekker og fylle på toalettpapir

Etter løpet:

  • Rydde og demontere arenaen

  • Transportere utstyr tilbake

Vanlige utfordringer som kan unngås med god planlegging

  • Manglende funksjonærer eller utstyr

  • Strømproblemer og for korte kabler

  • Kaos i parkering og innløp

  • Mangel på toalettpapir og vann

Servering i løpet og salg

Deltakere forventer gjerne at de får noe mat og drikke inkludert i påmeldingsavgiften på matstasjoner og i målområdet.

Samtidig er salg utover dette en mulig inntektskilde for arrangøren. Det kan også være fint for publikum og support å ha mulighet til å kjøpe noe.

Tilpass oppgavene under til om mat og drikke selges eller ikke.

Salgssjefens oppgaver

  • Planlegge innkjøp av salgsvarer og avtale eventuell retur av ubrukte varer

  • Organisere kakebaking på forhånd

  • Ordne løsning for betaling. Se Vipps for bedrifter.

  • Sørge for nok bemanning i salgsboden

  • Betjene salget under løpet

  • Rydde og pante flasker etter løpet

  • Eventuelt returnere ubrukte varer eller fordele overskuddsvarer

  • Levere overskuddet til løpsleder eller kasserer

  • Notere hvilke varer som solgte best for framtidige arrangementer

Nødvendig utstyr

  • Kaffetraktere og termoskanner

  • Vaffeljern

  • Prislister

  • Vekslepenger

  • Eventuelt kjøleskap/fryseboks og grill

  • Klistrelapper for merking av medbrakte kakefat

Planlegging

Salgets omfang avhenger av deltakerantallet og hvor lenge folk blir på arenaen. På korte kveldsløp kan det være nok med kaffe, brus og kaker. Ved større arrangementer kan det lønne seg å tilby grillmat og is.

Salgsboden bør plasseres nær strømuttak for enklere tilkobling av elektrisk utstyr. Kjøp av løperdrikke og krus hører også til salgssjefens ansvar.

Et godt organisert salg gir en ekstra inntektskilde for arrangøren og en hyggelig opplevelse for deltakerne.

Har du innspill til sjekklista, eller ønsker du hjelp til å lage god informasjon for ditt løp?

Ta kontakt med Bjørnar 

Hvordan støtte Sidespor.no

Liker du innholdet på denne nettsiden? Slik kan du gi et bidrag:

Bjørnar Eidsmo